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Facturación electrónica
firma electrónica

La firma electrónica

Según el artículo 20 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, es un “mensaje de datos que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad”.

¿Esto qué quiere decir? Que es un archivo digital que sustituye a la firma autógrafa (la manuscrita en papel) y contiene los datos necesarios para verificar la identidad del titular. Esta sirve para facilitar la firma de documentos electrónicos, siempre y cuando conste con la validación legal correspondiente.

Firma electrónica 2022

Características

La firma electrónica consta con 4 características que la ayuda a aportar en la comunicación por internet:

Identificación del firmante

La identidad del titular permite confirmar y verificar quién es la persona de la firma electrónica.

Integridad de los datos

La integridad permite la encriptación y protección de los datos, para evitar que sean vulnerados a través de ataques cibernéticos.

No repudio

El emisor de la firma no puede negar o rechazar que ha firmado un documento si esta ha pasado y ha sido evaluada por entidades autorizadas en Ecuador.

Confidencialidad

El firmante es consciente y sabe que la información del documento ha sido cifrada y solo el receptor es capaz de descifrarlo.

Tipos

Las firmas electrónicas pueden tratarse o bien de “archivos” o bien de “token”. La diferencia entre ambos es que los archivos son descargables, mientras que los token se entregan mediante un dispositivo USB.

Firma electrónica
Formatos de firma electrónica. Blanco (token) plateado (archivo). Primicias,2020

Funcionamiento

Dependiendo del país, puede variar su funcionamiento. En Ecuador, por ejemplo, de acuerdo al Banco Pichincha, se deben seguir 5 pasos:

  1. Necesitas descargarte un programa llamado “FirmaEC”. Escoge la opción adecuada para tu sistema operativo.
  2. En la opción “Firmar documento” completa los campos que te solicita el programa.
  3. En el botón “Examinar” de la esquina inferior derecha podrás escoger el archivo que quieres firmar.
  4. Haz clic en “Firmar” y elige el lugar del documento en el que quieres colocar tu firma.
  5. Finalmente, selecciona “Estampar” y tu documento ya firmado se guardará en el mismo sitio en el que lo tenías anteriormente.

No obstante, lo más recomendable es que antes de realizar cualquier acción  es mejor asesorarte directamente con el proveedor que elijas.

Qué se puede hacer con ella

La firma electrónica sirve para asignar varios documentos y ejercer diversas actividades como lo son:

Contratos online

Con el mismo valor y sentido de los contratos tradicionales, se pueden pactar también los contratos online. Su distinción básicamente recae que su formalización se genera por medios electrónicos.

Procesos operativos de recursos humanos

Para agilizar sus procesos y pendientes, muchos trabajadores optan por utilizar su firma electrónica y ahorrar documentación y tiempo.

Contratos comerciales

Al igual que los contratos online, los contratos contienen la misma seriedad y valor que los contratos tradicionales, sin embargo, su ventaja es que ahorra tiempo y hasta movilización para realizarlos entre empresas que a veces están lejos la una de la otra.

Acuerdos de confidencialidad 

Estos acuerdos legales también pueden ser rubricados por medio de la firma electrónica y gozan del mismo valor que cuando se emiten de forma presencial.

Validación

El documento electrónico será legal, siempre y cuando se rubrique con firmas electrónicas emitidas por entidades de certificación autorizadas por ARCOTEL, como por ejemplo, el Banco Central Del Ecuador, El Registro Civil, El Consejo De La Judicatura, entre otros.

En caso de que no seas de Ecuador, debes consultar en tu nación cuáles son las entidades autorizadas y certificadas.

Ventajas

Al ejercer el uso de la firma electrónica se puede disfrutar de diversos beneficios, dentro de estos, podemos encontrar los siguientes:

Organización

Una persona o empresa podrá almacenar su firma electrónica en la nube, pudiendo hallarla en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad: De esta manera, no se pierde tiempo ni dinero y, a la vez, se garantiza un respaldo.

Reducción de costos

A través de la firma electrónica se disminuyen las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso.

Agilidad

Los procesos dentro de las empresas se vuelven más ágiles y, por tanto, más eficientes.

Seguridad

Los documentos no se pueden alterar tras su rúbrica con este tipo de firma.

Comodidad

Mediante la utilización de rúbrica en un documento, el proceso se convierte en algo  más cómodo y rápido al usar la firma electrónica, en vez de acercarse personalmente a hacerlo. Los tiempos y desplazamientos se limitan al máximo.

Reducción de la contaminación

Las empresas pueden ahorrar mucho en papel debido al uso único de documentos electrónicos y a la vez contribuir por un mundo más verde y sano.

¿Ya conoces lo esencial de la firma electrónica? Si necesitas una mayor asesoría de esta herramienta no dudes en contactarnos a través de nuestros canales. Crece junto a nosotros, contáctanos.

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